Gedragscode / Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk Reglement ALASS als bedoeld in de statuten van de ALASS.
Artikel 1.
De voorzitter leidt de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen, waarbij hij de volgorde van de te behandelen zaken in de vergadering regelt. Hij bepaalt de plaats en het tijdstip van de vergaderingen, in overleg met de secretaris. Tevens zorgt hij voor handhaving van de statuten, huishoudelijke en andere reglementen. Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen.
Artikel 2.
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, waarvan hij kopie houdt. Hij is verantwoordelijk voor een behoorlijk archief. Hij houdt de notulen der bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen en de presentielijsten in een afzonderlijk daartoe bestemd boek, welke hij met de voorzitter, na goedkeuring door het bestuur, ondertekent. Hij zorgt voor de oproepingen voor alle vergaderingen. Jaarlijks stelt hij binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar een beredeneerd jaarverslag samen, waarin verantwoording wordt afgelegd omtrent het in het verslagjaar gevoerde beleid van de vereniging. Dit beredeneerd jaarverslag wordt vastgesteld door het bestuur als zijnde een getrouw beeld van het door de vereniging gevoerde beleid en wordt aan de algemene vergadering (jaarvergadering) aangeboden. Bij ontstentenis van de secretaris worden diens taken door een daartoe aangewezen bestuurslid waargenomen.
De ledenadministratie valt onder het secretariaat. Het bestuur stelt hiervoor een administrateur aan. Zijn taak is het muteren en beheren van het ledenbestand van de vereniging. Het is hem niet toegestaan de adressen voor commerciele of ideele doeleinden te (laten) gebruiken.
Alleen leden kunnen voor prive informatie het bestand raadplegen.
Artikel 3.
De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van de vereniging en tekent de kwitanties. De invordering der contributie en overige baten van de vereniging is aan hem opgedragen. Voor het doen van uitgaven en verbintenissen die de som van € 2.500 te boven gaan, behoeft de penningmeester de goedkeuring van het dagelijks bestuur. Hij is belast met behoorlijke verzorging van de boekhouding en behoorlijk beheer van de geldmiddelen der vereniging. Alle noodzakelijke cijfers en informatie worden door hem verstrekt aan de externe accountant. Jaarlijks stelt hij binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar een financieel verslag samen, waarin verantwoording wordt afgelegd omtrent het in het verslagjaar gevoerde ffinanciele beleid van de vereniging. Dit ffinanciele verslag wordt vastgesteld en ondertekend door het gehele bestuur als zijnde een getrouw beeld van het door de vereniging gevoerde financieel beleid en wordt voor advies en controle aan de externe accountant voorgelegd en vergezeld van een goedkeurende verklaring van de accountant aan de algemene vergadering (jaarvergadering) aangeboden.
Ten behoeve van de ffinanciele administratie kan het bestuur een administrateur benoemen. De taak van deze administrateur zal door het bestuur worden vastgesteld.
Artikel 4.
Alle stukken van de vereniging of van het bestuur uitgaande, worden door de secretaris en/of voorzitter getekend, voor zover niet rechtens anders mocht zijn vereist. Uitgezonderd is de ffinanciele correspondentie, die door de penningmeester getekend wordt, alsmede de eigen correspondentie van de door het bestuur ingestelde commissies.
Het bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste vier bestuursleden dit nodig achten. In bestuursvergaderingen, waarin niet tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is, kunnen geen besluiten worden genomen.
Artikel 5.
Het dagelijks bestuur neemt in spoedeisende gevallen alle noodzakelijke beslissingen, onder de verplichting om tijdens de eerstvolgende vergadering aan het voltallige bestuur verantwoording te doen.
Artikel 6.
Bestuursleden en commissieleden zijn verplicht om bij beeindiging van hun functies alle onder hen berustende verenigingsstukken bijgewerkt binnen twee weken aan een van de overblijvende of opvolgende bestuurs- of commissieleden over te dragen.
Artikel 7.
Lid 1. Als leden van de vereniging kunnen door het bestuur worden aangenomen zij, van wie het inschrijfformulier volledig ingevuld en ondertekend door de ledenadministratie is ontvangen en die voldoen aan de in artikel 4 van de statuten omschreven voorwaarden. Personen die zich hebben aangemeld als lid worden als aspirant-lid gepubliceerd in Doodle-praatjes.
Bezwaren tegen het lidmaatschap van het aspirant-lid kunnen worden ingediend door leden van de vereniging bij aangetekend schrijven onder vermelding van de gronden waarop de bezwaren rusten binnen 14 dagen na het verschijnen van doodle-praatjes bij het secretariaat van de vereniging. Het lidmaatschap is van kracht vanaf 14 dagen na het verschijnen van de Doodle-praatjes waarin het aspirant-lid is gepubliceerd en nadat hiertoe de verschuldigde lidmaatschapsgelden zijn betaald, tenzij er bij aangetekend schrijven bezwaren zijn ingediend tegen het lidmaatschap van het aspirant-lid. Indien er bezwaren zijn ingediend oordeelt het bestuur binnen 6 weken na indiening van de bezwaren over toelating van het desbetreffende aspirant-lid.
Lid 2. Als erelid kunnen worden voorgedragen natuurlijke personen die tenminste 6 jaar lid van het bestuur en/of een commissie en/of een werkgroep zijn (geweest) en voorts reeds eerder zijn onderscheiden voor de verdiensten die zij voor de vereniging hebben verricht, of indien van de genoemde termijn of functies geen sprake is (geweest), zich gedurende langere tijd op uitzonderlijke wijze voor de vereniging hebben ingezet.
Lid 3. Als lid van verdienste kunnen worden benoemd leden die zich tenminste 6 jaren op bijzondere wijze voor de vereniging hebben ingezet.
Lid 4. De bekendmaking van ereleden en leden van verdienste wordt gedaan door de voorzitter tijdens een algemene ledenvergadering en wordt vermeld in Doodle-praatjes.
Artikel 8.
De op de jaarvergadering telkenjare door de algemene vergadering vastgestelde contributies dienen op 1 januari te worden betaald. Zij, die na 1 juli van enig jaar lid worden, betalen voor het lopende verenigingsjaar de helft der jaarlijkse contributie.
Artikel 9.
Leden die ook na schriftelijke aanmaning door het bestuur, in gebreke blijven hun contributie te betalen of aan hun andere ffinanciele verplichtingen ten opzichte van de vereniging te voldoen, worden door het bestuur wegens wanbetaling uit het lidmaatschap van de vereniging ontzet, onverminderd hun gehoudenheid te voldoen aan de ffinanciele verplichtingen ten opzichte van de vereniging. Alle kosten van invordering, zowel in als buiten rechte, komen voor rekening van het lid dat niet tijdig aan zijn ffinanciele verplichtingen tegenover de vereniging voldoet, een en ander berekend volgens de gebruikelijke tarieven van deurwaarders en advocaten, € 45,- exclusief BTW. en voorschotten.
Artikel 10.
Gelet op het bepaalde in artikel 5 lid 1. d. van de statuten is het bestuur bevoegd een lid uit het lidmaatschap te ontzetten (te royeren), wanneer dit lid handelt in strijd met de door de vereniging gehanteerde fokreglementen. Een persoon die om die reden uit het lidmaatschap ontzet is, kan na twee jaar opnieuw het lidmaatschap aanvragen, waarbij de gewone statutaire regels gelden voor toelating, hetgeen echter geen garantie inhoudt dat de betreffende persoon alsdan opnieuw als lid van de vereniging zal worden toegelaten.
Artikel 11.
Er is een algemene begeleidingscommissie, een activiteiten- commissie, een clubmatchcommissie, een mediacommissie, een beroepscommissie en een geschillencommissie. Alleen leden van de ALASS kunnen worden benoemd tot lid van een van de bovenstaande genoemde commissies, behoudens de beroeps- en geschillencommissie. Het navolgende is van toepassing op alle genoemde commissies, behoudens de beroepscommissie als bedoeld in artikel 18 van de statuten en de geschillencommissie als bedoeld in artikel 19 van de statuten.
Naast deze genoemde commissies is het bestuur bevoegd tot het instellen van andere commissies, die zich in het bijzonder bezighouden met bepaalde taken van de vereniging. De commissies functioneren onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Het voorzitterschap van elk van deze commissies wordt bekleed door een lid van het bestuur. Bestuursleden mogen meerdere functies van voorzitter van een commissie vervullen. Commissieleden worden door het bestuur benoemd en ontslagen, met uitzondering van de leden van de beroepscommissie en de geschillencommissie, die door de algemene vergadering worden benoemd en ontslagen.
Leden kunnen zich schriftelijk bij het bestuur aanmelden, indien zij tot een commissie willen toetreden. Vacatures worden ook steeds in Doodle-praatjes gemeld. De nadere invulling van de samenstelling, benoeming en ontslag van commissieleden en werkwijze van de commissies wordt door het bestuur vastgelegd in het reglement ‘Taakomschrijving verhouding bestuurscommissie’.
Commissieleden dienen dit reglement te aanvaarden.
Jaarlijks dient de commissie voor 1 december een begroting in bij het bestuur waarin zijn opgenomen alle voorgenomen activiteiten van de commissie voor het komende jaar, met vermelding van de daaraan verbonden te verwachten kosten en opbrengsten. De evenementen, die door de betreffende commissie voorbereid en georganiseerd worden, dienen zodanig begroot te worden, dat de deelnemers middels bijdragen de kosten dekken, behoudens door het bestuur goedgekeurde afwijkingen. Het bestuur dient deze begroting goed te keuren en te verwerken in de jaarbegroting welke ingevolge artikel 12 lid 3 van de statuten aan de algemene vergadering ter goedkeuring wordt aangeboden. Bij verschil van opvatting omtrent de inhoud van de begroting tussen enerzijds de commissie en anderzijds het bestuur, is het standpunt van het bestuur beslissend.
De commissies brengen op de jaarvergadering verslag uit van de activiteiten die zij het afgelopen verenigingsjaar hebben ontplooid.
Artikel 12.
De vereniging kent een algemene begeleidingscommissie (ABC). De commissie heeft als taak advisering betreffende de totstandkoming en uitvoering van het fokkerijbeleid van de vereniging, met als doel ‘de gezondheid en het welzijn van het ras te bevorderen’ en ‘fokkers en liefhebbers nader tot elkaar te brengen en voorlichting te geven’. Jaarlijks organiseert de commissie een fokkersberaad en (fok ) informatiedagen. De commissie draagt zorg voor het geven van fokvoorlichting en pupinformatie. De commissie bemiddelt bij de herplaatsing van (oudere) Labradoodles. De commissie administreert alle uitslagen van gezondheidsonderzoeken en stimuleert het (doen) uitvoeren van gezondheidsonderzoeken.
Onderdeel van de ABC is de werkgroep gezondheid. Deze bestaat uit de voorzitter van de ABC, 2 leden en een dierenarts. De werkgroep gezondheid geeft, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de ALASS uitvoering aan de gezondheidsonderzoeken.
De commissie verstrekt, aan leden en niet-leden, door middel van de Zoo-Easy database de bij de vereniging bekende gegevens. De commissie geeft advies ter voorkoming van erfelijke gebreken bij Labradoodles en publiceert in Doodle-praatjes.
De commissie verstrekt onder bepaalde condities op schriftelijk verzoek de bij de vereniging bekende gegevens:
a. alle stamboomgegevens van de in het ALASS-bestand verwerkte Labradoodles, zoals deze door de vereniging zijn geregistreerd;
b. alle veterinaire gegevens van Labradoodles, voor zover deze gegevens door de daarvoor bevoegde instanties zijn vastgesteld;
c. alle overige gegevens (t.a.v. gezondheid, karakter, behaalde diploma’s etc.) die door de eigenaar/fokker van de betreffende Labradoodles schriftelijk zijn gemeld aan de ALASS.
Namen van eigenaren worden alleen dan verstrekt, indien daartoe een praktische noodzaak bestaat (bijvoorbeeld voor het opnemen van contact met een dekreuen eigenaar). De ALASS aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de verstrekte informatie.
Artikel 13.
De vereniging kent een activiteitencommissie. De taak van deze commissie is ‘het stimuleren van een goede band tussen baas en hond’. De commissie tracht dit doel te bereiken door het geven van voorlichting, het behulpzaam zijn bij het vinden van trainingsgroepen, het publiceren in Doodle-praatjes en het voorbereiden en organiseren op recreatief niveau van evenementen op divers gebied.
Artikel 14.
De vereniging kent een mediacommissie. De taak van deze commissie is het samenstellen en verzenden van het periodiek te verschijnen clubblad (Doodle-praatjes), dat zes keer per jaar kosteloos aan de leden wordt toegezonden. Alle artikelen die op het terrein van een van de andere commissies betrekking hebben, stuurt zij ter controle en ffiattering naar de voorzitter van de betreffende commissie.
De mediacommissie is eerstverantwoordelijk voor de inhoud en de lay-out van Doodle-praatjes; het bestuur van de vereniging draagt de eindverantwoordelijkheid. Door de leden kan kopij ter plaatsing worden aangeboden aan de mediacommissie. De commissie behoudt zich echter het recht voor om ingezonden artikelen in te korten of het bestuur te adviseren om het artikel niet op te nemen.
In laatstbedoeld geval beslist het bestuur en zal de inzender van het artikel gemotiveerd schriftelijk worden bericht, om welke reden(en) het aangeboden artikel niet geplaatst wordt.
De inhoud van de advertenties valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.
Bovenstaande geldt eveneens voor de Facebook pagina van de ALASS, welke deel uitmaakt van de mediacommissie.
Artikel 15.
De vereniging kent een beroepscommissie als bedoeld in artikel 18 van de statuten. De beroepscommissie heeft tot taak uitspraak te doen in geschillen ingeval van niet toelating als lid alsmede opzegging en ontzetting van het lidmaatschap van de vereniging. Het beroep kan uitsluitend worden ingesteld wegens strijd met de wet, strijd met de statuten en/of reglementen van de vereniging dan wel strijd met de redelijkheid en de billijkheid. Geen beroep staat open voor degene die zich te zake van het besluit heeft gewend tot de civiele rechter. Tegelijk met het indienen van het beroepsschrift moet een bedrag aan griffierecht worden overgemaakt aan de vereniging. Dit bedrag wordt door de algemene vergadering vastgesteld en kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Indien het griffierecht na twee weken na ontvangst van het beroepsschrift door de vereniging niet ontvangen is, wordt degene die het beroep heeft ingesteld daarop gewezen. Blijft dan vervolgens nog twee weken betaling achterwege, dan wordt het beroep niet ontvankelijk verklaard. Het griffierecht wordt aan degene die het beroep heeft ingesteld terugbetaald indien het beroep geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard door de beroepscommissie.
De commissie behandelt het beroep binnen zes weken nadat het beroepsschrift door de vereniging is ontvangen. Degene die het beroep heeft ingediend en het bestuur worden gehoord en zij kunnen zich door deskundigen laten bijstaan. De beroepscommissie doet binnen acht weken na ontvangst van het beroepsschrift uitspraak. De commissie kan deze termijn met ten hoogste vier weken verlengen. Partijen worden daarvan ten spoedigste in kennis gesteld. De commissie verklaart het beroep:
- niet ontvankelijk, dan wel;
- geheel of gedeeltelijk gegrond, dan wel;
- ongegrond.
